Expert Ombudsdienst

I-Mens
Reageren tot:
Sector:
Gezondheidszorg
Werkregime:
Voltijds
Contract:
Vast
Provincie:
Oost-Vlaanderen
Adres:
Tramstraat 61, 9052 Zwijnaarde
Functie:
Stafmedewerker

Beschrijving

Als Expert Kwaliteit – Ombudsdienst, sta je in voor de professionele werking van de ombudsdienst binnen i-mens. Je stelt je op als een echte klantenambassadeur bij de behandeling van klachten. Je zet je dagelijks in om alle klachten van i-mens vanuit een klachtgerichte visie te beheren en bent hét gezicht van de ombudsdienst zowel intern als extern.

Ben jij klaar om ervoor te zorgen dat onze klanten zich gehoord en omarmd voelen door onze warme en mensgerichte aanpak? Dan is het team Kwaliteit op zoek naar jou!

Beheer van de ombudsdienst

  • Je registreert alle klachten van de verschillende kanalen (telefonisch, schriftelijk, sociale media) die i-mens bereiken in de daarvoor voorziene registratietool.  
  • Je stelt je empathisch op naar de klant en biedt een luisterend oor. 
  • Bij elke klacht vergewis je je ervan dat de klant steeds een antwoord krijgt vanuit de klantgerichte visie. 
  • Je verzekert je ervan dat een bevoegde medewerker is ingelicht over de klacht, de klacht onderzoekt, behandelt en je feedback bezorgt zoals voorzien in de klachtenprocedure. Ook hier handel je vanuit een interne klantgerichtheid. 
  • Je verleent je expertise aan de collega’s bij de behandeling van de klachten. 
  • In functie van een goed partnership met de samenwerkende ziekenfondsen, ziekenhuizen e.a. professionele instanties informeer je hen over de opvolging van individuele klachten die zij aanbrachten. 

Verbetering van processen - impact op onze organisatie

  • Op basis van de klachten ga je na waar er verbeteringen in de processen mogelijk zijn, in samenwerking met de experten processen.
  • Je doet voorstellen om de werking van de ombudsdienst continu te verbeteren. 

Administratie – rapportage – Kwaliteitsverbetering

  • Je beheert de klachtenregistratie.   
  • Je maakt de registratietool zo op dat een samenvatting van cijfergegevens over de klachten continu beschikbaar is voor de directie en de managers zorg. Je beantwoordt vragen van de zorginspectie m.b.t. opvolging van klachten. 
  • Je evalueert periodiek de klachtenprocedures voor klanten, voor medewerkers en de procedure voor maatschappelijke klachten en stuurt bij wanneer nodig.  
  • Na elk kwartaal maak je voor de directie een rapport met een samenvatting van de data en de meest opvallende kenmerken van de klachten van het voorbije kwartaal.  
  • In de klachtenrapportage vermeld je preventieve maatregelen, voorstellen en verbeteracties om te voorkomen dat de vastgestelde tekortkomingen zich zouden herhalen.   
  • Je evalueert jaarlijks de registratietool en wijze van rapporteren en stuurt bij wanneer nodig.
  • Bij individuele klachten geef je aan de bevoegde verantwoordelijke indien nodig advies over een passende corrigerende maatregel. Bij veel voorkomende gelijkaardige klachten maak je een onderscheid tussen structurele en éénmalige klachten. 

 

Ons aanbod:

  • Contract van onbepaalde duur (minimum 28u/week tot max voltijds 38u/week).
  • Rooster: bespreekbaar (dagelijkse aanwezigheid is vereist in het kader van continuïteit binnen deze functie).
  • Indiensttreding: voorzien op 1/9/2022.
  • Plaats tewerkstelling: bespreekbaar: Hoofdkantoor te Zwijnaarde, ofwel vanuit een regionaal kantoor in Vlaanderen met regelmatige verplaatsing naar Zwijnaarde of Brussel in het kader van overleg.
  • Met zorg verlonen we je naargelang je kennis, werk en competenties met een motiverend salarispakket. Het minimum startsalaris aan nul jaar anciënniteit bedraagt € 3.302,58, het eindbedrag in het barema bedraagt € 5.642,83 (bruto-maandsalaris voor een voltijdse tewerkstelling, aangepast aan de huidige index).
  • Mogelijkheden rond overname van relevante anciënniteit zullen bekeken worden.
  • Je hebt de mogelijkheid om in te tekenen op een energiezuinige bedrijfswagen waar tevens je partner gebruik van kan maken (inclusief tankkaart). 
  • Woon-werk verkeer met openbaar vervoer wordt volledig vergoed. Voor andere vervoersmiddelen wordt een tussenkomst voorzien, net als voor parkeeronkosten.
  • Je ontvangt maaltijdcheques per gewerkte dag
  • Je ontvangt een telewerkvergoeding.
  • Je krijgt 1 extra verlofdag bovenop het wettelijke en sectorale verlof bij indiensttreding. Je bouwt extra verlofdagen op gedurende je loopbaan.
  • Je hebt recht op een 13de maand
  • Je krijgt een laptop en smartphone ter beschikking.
  • Wij bieden de mogelijkheid om in te tekenen op een voordelige hospitalisatieverzekering.
  • Als personeelslid ontvang je kortingen bij meer dan 3600 bedrijven in heel België!

 

Jouw profiel:

  • Je beschikt minimum over een bachelor werk- en denkniveau.
  • Enige ervaring in een gelijkaardige functie is een pluspunt.  
  • Je bent een echte klantambassadeur. Je kan je verplaatsen in de klant en voelen wat deze nodig heeft om zijn verwachtingen te overtreffen.   
  • Voeling met of interesse in de zorgsector en de uitdagingen waar die voor staat is noodzakelijk om je in te kunnen leven in je rol. 
  • Kennis van marketing en/of communicatie is een pluspunt  
  • Jouw analytische vaardigheden geven je inzicht in het cijfermateriaal.
  • Je bent empathisch, diplomatisch en gericht op samenwerking. Moeilijke gesprekken schrikken je niet af. 
  • Je bent sterk in mondelinge en schriftelijke communicatie en beschikt over organisatorisch talent.
  • Je voorziet creatieve input en borrelt van de initiatieven.
  • Je functioneert vlot in een team, maar kan tegelijk je taken zelfstandig opnemen. 
  • Een grondige kennis van MS Office is noodzakelijk (Word, Excel, Outlook, Teams).

Hoe solliciteren

Graag solliciteren via onze jobsite: https://job.i-mens.be/index.php/page/applicants/command/applyforjob/vid…

 

Vragen over de functie-inhoud: contacteer Ingrid Van Deuren, expert kwaliteit, via 0478 78 39 38.

Vragen over de sollicitatieprocedure: contacteer Kim, recruiter omkadering, via 0475 78 40 80.

(referentie vacature = SOMI07779)

 

Bezorg je cv én motivatiebrief ten laatste op 6/7/2022.

 

Na jouw sollicitatie via onze website bekijken we je kandidatuur met volle aandacht! Indien je in aanmerking komt voor de vacature mag je telefoon verwachten om je sollicitatie al kort verder te bespreken.

Indien positief voor beide partijen nodigen we jou uit voor een sollicitatiegesprek.

Maar ook in het andere geval mag je zeker een seintje van ons verwachten. Iedereen die solliciteert krijgt feedback over zijn/haar sollicitatie.

In een volgende fase word je uitgenodigd voor een assessment om je competenties nog duidelijker in kaart te brengen.

Vacature toevoegen

Voeg hier je vacature toe.  Onze databank is vrij beschikbaar voor de hele social profit. Na controle van de vacature, plaatsen wij ze online. 

Vacatures