Hoe Stuntfest 5000 deelnemers op de been kreeg – een gesprek met Eva Verraes over samenwerking en organisatie

Dag Eva, eerst en vooral gefeliciteerd met het succesvolle festival. Wat was de aanleiding om Stuntfest te organiseren? 

De sector heeft altijd een sectorfeest georganiseerd. Als ik goed tel, was dit de vierde keer, maar het was wel al tien jaar geleden. Daarom wilden we er nog eens een “BOENK” op geven en alle werknemers van de vroegere sociale werkplaatsen samenbrengen. Dat is gelukt, het was de grootste editie ooit! 

Welke stappen heb je ondernomen om de juiste mensen te enthousiasmeren en te betrekken bij het festival? 

We hadden in het begin als doel om 3500 deelnemers naar het festival te krijgen, een ambitieuze opzet. We moesten dus heel wat mensen mobiliseren, inclusief mensen die bijvoorbeeld nog nooit naar Brussel waren gekomen. Daarom kozen we voor een sterk concept waar onze medewerkers bij betrokken werden. We wisten van tevoren dat we geen standaard congres met klassieke keynote sprekers wilden. We wilden een programma voor iedereen, dat mensen zou verbinden. Zo kwamen we op Stuntfest, want iedereen houdt wel van een beetje competitie. Het programma met battles, een talentstage, workshops…was volgens ons een belangrijke smaakmaker. 

Daarnaast hebben we bewust gekozen voor Wouter Deprez als ambassadeur. Hij is een bekende en enthousiasmerende persoonlijkheid, die onze boodschap op een aantrekkelijke manier wist over te brengen.

Ook hebben we sterk ingezet op communicatie. We zorgden voor een toegankelijke look and feel die aansloot bij de sfeer van het festival. Alles moest coherent zijn, van onze externe communicatie tot de keuze voor de presentator van de dag. Dankzij dit sterke verhaal ging het festival echt leven in de sector. En dat hebben we gemerkt, plots werden we geconfronteerd met 1500 extra deelnemers, wat het totaal op 5000 deelnemers bracht. Dat heeft ons verrast, maar uiteraard op een positieve manier.

Ook de vakbonden hebben hun schouders onder Stuntfest gezet. Hoe heb je draagvlak bij hen gecreëerd? 

Een van de eerste zaken die we samen moesten aanpakken was het budget. Het was belangrijk dat iedereen bereid was om hier gezamenlijk in te investeren. Daarnaast hebben we inhoudelijk samengewerkt binnen een stuurgroep, die evenredig was samengesteld met mensen uit vakorganisaties en HERW!N. Die samenwerking verliep heel vlot. Er was bijvoorbeeld iemand uit de vakbond aanwezig die ervaring had met het organiseren van festivals. Natuurlijk hebben we ook wat lastige gesprekken gehad over het budget, en over de keuze om sommige zaken te schrappen en andere  te prioriteren. Maar we zijn er altijd samen uitgekomen. Het resultaat is een fijne samenwerking die iets heel waardevols heeft opgeleverd.

Welke partners – naast de vakbonden – hebben meegewerkt aan het festival? 

We hebben bewust samengewerkt met een gespecialiseerd evenementenbureau. Wij zijn tenslotte een werkgeversfederatie, geen evenementenorganisatie. Het festival vereiste aandacht voor veiligheid, massa-circulatie en technische knowhow, zaken die wij zelf niet in huis hadden. De opbouw van het festival duurde bijvoorbeeld twee dagen en er waren 100 mensen aan het werk. We hadden hen nodig om dat alles in goede banen te leiden. De samenwerking was bijzonder constructief. Toen wij plots met de boodschap kwamen dat er nog 1500 deelnemers moesten bijkomen, hebben zij even geslikt, maar ze zijn daarna meteen aan de slag gegaan om het mogelijk te maken. 

Daarnaast organiseerden HERW!N-partners 16 workshops rond de thema’s ‘beweeg, maak, doe en lach’. Twee van onze leden zorgden voor een vieruurtje, en het hele team van HERW!N droeg bij. Twee collega’s namen de organisatie op zich, maar het hele team ondersteunde hen. En natuurlijk waren we allemaal ambassadeurs van het festival en maakten we overal reclame. Elke medewerker liep rond met een bundel flyers, klaar om uit de delen. 

Heb je nog tips voor collega sociale ondernemers die zoiets groots op poten willen zetten?

Zeker, trek ministens een jaar uit voor het hele traject. Het mobiliseren van organisaties en deelnemers kost tijd, en concepten moeten kunnen groeien. Reken er ook op dat je vooropgestelde budget waarschijnlijk overschreden wordt. De grootste kostenpost is meestal de locatie, inclusief veiligheid, techniek, schoonmaak…Ik raad aan om er alleen aan te beginnen als er voldoende tijd, budget en ervaring is…En natuurlijk ook goesting, heel veel goesting!

Het vorige sectorfeest werd 10 jaar geleden georganiseerd. Ga je nog eens zo lang wachten voor een volgende editie? 

Als het aan mij ligt, zou ik het fantastisch vinden om het nog eens te doen. Maar ik neem die beslissing natuurlijk niet alleen.