administratief medewerker/administratief medewerker planner - lokale dienstencentra

Beschrijving

Welkom bij één van de lokale dienstencentra (LDC) als administratieve collega. Een lokaal dienstencentrum biedt o.a. ontspannings- en vormingsactiviteiten, informatie, advies en een pak dienstverlening. Al deze diensten hebben het doel de buurtbewoners, voornamelijk de senioren, zo lang mogelijk op een kwaliteitsvolle manier thuis te laten wonen.

Een blik op de functie van planner

Als planner ben jij de spil in de activiteitenwerking en neem je zelfstandig een administratief en ondersteunend takenpakket op:

• Jij brengt orde in de chaos: je verzorgt de planning en de praktische organisatie van activiteiten die in het LDC doorgaan. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de activiteiten en bent steeds voorbereid en sociaal vaardig om volgende taken uit te voeren:
  • Afspraken maken en opvolgen met lesgevers, vrijwilligers, voordrachtgevers, …
  • Instaan voor de planning en reservatie van zalen (incl. externen)
  • Organisatie van thema-activiteiten (denk aan bvb. feesten, vrijwilligersactiviteiten, ...)
  • Promoten van de activiteiten (flyers, social media, …) 
  • Opvolging facturatie van de lesgevers
  • Logistieke en technische ondersteuning (IT)
  • Opstarten van de evaluatie van de activiteiten
  • Voorbereiden van de communicatie nadien over activiteiten
• Naast je autonoom takenpakket, kom je ook in contact met het team door actief deel te nemen aan overlegmomenten.
• Verder organiseer en bereid je werkgroepen met vrijwilligers en collega’s voor.
• Voor dit takenpakket kan je best vlot werken met Word, Excel, Outlook en social mediakanalen zoals Facebook.
• Je bent steeds alert voor verbeteringen aan werksystemen en procedures.

Een blik op de functie administratief - gemengd

• Aan jouw onthaal in het LDC verwelkom je interne en externe klanten fysiek, per mail of aan de telefoon. Elke vraag behartig je op een efficiënte en klantgerichte manier. Respect voor de privacy van de betrokken personen is een evidentie. Aan het onthaal werken ook onthaalvrijwilligers. Zij ondersteunen je bij het onthaal en een aantal administratieve opdrachten, in ruil leunen ze op jouw werkoverzicht en coaching.
• Je ontpopt je als een ware dossierbeheerder (intern/extern). Naast jouw zin voor nauwkeurigheid, stem je vlot af met anderen en word je warm van het toepassen van procedures. Jouw domeinspecifieke kennis wordt benut. 
• Het spreekt voor zich dat er uiteenlopende administratieve opdrachten in jouw werkplanning komen. Dit kan gaan van klassieke taken zoals verslag nemen bij een vergadering, beheren van kantoorbenodigdheden tot al eens het mee helpen organiseren van evenementen.
• Je draagt bij tot de goede teamwerking binnen het LDC, vanuit je sociale ingesteldheid weet men bij jou voor veel aan te kloppen. In jou zit ook een verscholen coach die je in contacten met vrijwilligers graag inzet. Zo verken je elke keer samen de ideale afstemming binnen het aanbod.

Kom jij binnenkort schitteren in één of meerdere LDC’s?

Als dit jouw job wordt, wat krijg je dan van ons?

• Een voltijdse of deeltijdse contractuele tewerkstelling van onbepaalde duur
• Een aantrekkelijk salaris: startloon van 2.258 bruto. Dit ligt hoger met relevante anciënniteit
• Maaltijdcheques en ecocheques
• Een afwisselende job, met veel persoonlijk contact en heel wat verantwoordelijkheden
• Volledige terugbetaling van het openbaar vervoer of een ferme fietsvergoeding
• Een gratis hospitalisatieverzekering
• Eindejaarspremie
• Een aantrekkelijke verlofregeling: 26 verlofdagen
• Tweede pensioenpijler
• Eventueel mogelijkheid glijdende werkuren , telewerk is uitzonderlijk;
• 100den voordelen en kortingen via onze sociale dienst
• Plaats tewerkstelling is één van de lokale dienstencentra.

Goed! Wat zijn de voorwaarden?

• Ofwel heb je een diploma hoger secundair onderwijs of een gelijkwaardig diploma of een attest/certificaat van een opleiding tot administratief medewerker uitgereikt door een erkende onderwijsinstelling.
• Ofwel heb je 1 jaar relevante professionele werkervaring als administratief medewerker of een ervaringsbewijs administratief medewerker.
• Heb je nog vragen over de procedure?

Onze Dienst Selectie en Mobiele Ploeg staat voor je klaar. Surf naar jobs.gent.be, bel ons op 09 266 75 60 of mail naar jobs@gent.be.

Gent is voor iedereen. Gent gaat voluit voor gelijke kansen en erkent de diverse samenleving waarin we leven. Jouw uniekheid op basis van leeftijd, geslacht, genderidentiteit, etnische afkomst, geaardheid, geloof, beperking of nationaliteit versterkt onze organisatie. Bekijk onze concrete acties.

Hoe solliciteren

Iets voor jou? Schrijf je ten laatste in op 9 oktober 2023.

Meer informatie vind je op jobs.gent.be.