Verantwoordelijke Administratie

Beschrijving

Als verantwoordelijke administratie stuur je een team van 9 administratieve medewerkers aan. Je zorgt ervoor dat je team onze begeleiders op een effectieve en efficiënte manier ondersteunt. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de dienst administratie, en zoekt samen met het team naar verbetering en optimalisatie van de huidige administratieve processen. Je coacht de teamleden en zorgt voor ondersteuning.

Je taken en verantwoordelijkheden:

• Je stuurt de dienst administratie aan en bent verantwoordelijk voor de dagelijkse werking.
• Je formuleert de doelstelling van de dienst, plant taken, volgt vooruitgang op en beoordeelt resultaten.
• Je zorgt voor het samenstellen, opvolgen, evalueren en uniformiseren van takenpakketten van de medewerkers van de dienst.
• Je leidt het intern werkoverleg van de dienst administratie.
• Je volgt de regelgeving voor pleegzorg op en zorgt ervoor dat die op een consistente manier wordt toegepast.
• Je bent voor alle administratieve aangelegenheden het aanspreekpunt voor externe partners zoals het Agentschap Opgroeien en het VAPH.
• Je zorgt dat data in interne en externe administratieve systemen tijdig wordt aangepast en up-to-date wordt gehouden.
• Je bereidt in samenwerking met andere ondersteunende diensten de (financiële) dossiers voor het Agentschap Opgroeien en het VAPH voor.
• Je organiseert gepaste en tijdige communicatie aan medewerkers, pleegzorgers, cliënten en gebruikers, betreffende de administratieve werking van de dienstverlening.
• Je bewaakt de kwaliteit van de dienstverlening door het definiëren en afdwingen van standaarden en procedures en het identificeren en uitwerken van systeemverbeteringen.
• Je rapporteert relevante cijfers en informatie op vraag aan bevoegde instanties en directie.
• Je rapporteert voortgang, pijnpunten en mogelijke verbeteringen in lijn aan de eindverantwoordelijke ondersteunende diensten.
• Je voert en volgt de (team)functioneringsgesprekken op in samenspraak met de eindverantwoordelijke ondersteunende diensten.

Hoe solliciteren

Solliciteren via mail met motivatiebrief en CV tot en met 30 juni aan Peter Elisabeth, eindverantwoordelijke ondersteunende diensten, peter.elisabeth@pleegzorgvbb.be

Mogelijke kandidaten worden uitgenodigd voor een eerste gesprek in de loop van de maand juli, met inachtneming van verlofplannen. We wensen deze medewerker vervolgens spoedig in dienst te nemen.